NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES POUR LES CABINETS D’EXPERTISE COMPTABLE UTILISATEURS ET LES PROSPECTS – OK

Nous sommes particulièrement attentifs à ce que la collecte et le traitement de vos données personnelles soient conformes à la législation applicable comprenant :

  • Le Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD)
  • La Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

Dans ce qui suit le terme « Vous » ou « Vos » s’adresse à toute personne concernée par le traitement de données personnelles objet de la présente politique de confidentialité.

«données à caractère personnel» : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

«traitement» : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

POURQUOI VOS DONNEES SONT-ELLES TRAITÉES ?

Si vous êtes un Utilisateur Autorisé de la Plateforme KWIPER en votre qualité d’expert-comptable :

Les données personnelles vous concernant que nous traitons sont pour l’essentiel : civilité, adresse postale, adresse mail, coordonnées téléphoniques, informations relatives à la facturation et informations techniques relatives à votre utilisation de la Plateforme KWIPER.

Vos données sont traitées par notre Société aux fins de vous permettre d’accéder à la Plateforme et d’utiliser celle-ci conformément aux conditions générales d’utilisation souscrites par vous-même ou le cabinet d’expertise-comptable pour le compte duquel vous exercez.

Vos données peuvent également être traitées aux fins de vous adresser des informations commerciales ou marketing susceptibles de vous intéresser. Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de la Société, qui est de promouvoir ses services aux fins de favoriser son développement. Vous pouvez à tout moment demander à être désinscrit de cette liste de diffusion.

Aux fins d’assurer le meilleur service, les conversations téléphoniques avec la Hotline KWIPER sont susceptibles d’être enregistrés. Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de la Société, qui est de se réserver la possibilité de vérifier la qualité des services rendus à ses clients. Vous pouvez demander à ce que votre conversation ne soit pas enregistrée en début d’appel.

Ces enregistrements téléphoniques sont réalisés par KWIPER dans le dessein d’assurer la bonne exécution de ses prestations, ce que vous acceptez expressément.

Ces enregistrements ne pourront en aucune façon être exploités à des fins commerciales.

Vous acceptez que ces enregistrements aient force probante en cas de contestation. En cas de litige, les enregistrements, ainsi que leurs transcriptions peuvent être produits en justice, ce que vous acceptez.

Si vous êtes un prospect :

Vos données (coordonnées téléphoniques et/ou adresse mail) sont traitées exclusivement aux fins de vous adresser des informations commerciales ou marketing relatives à l’activité de la Société susceptibles de vous intéresser. Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de la Société, qui est de promouvoir ses services aux fins de favoriser son développement. Vous pouvez à tout moment demander à être désinscrit de cette liste de diffusion.

La Société ne transmet en aucun cas vos données à des destinataires tiers, que ce soit à titre onéreux ou gratuit.

S’agissant des enregistrements téléphoniques, seuls les collaborateurs de KWIPER concernés par ces enregistrements, leur hiérarchie, ainsi que les équipes conformité, juridique et des risques dans le cadre de leurs missions, pourront avoir accès à ces enregistrements téléphoniques.

La Société fait appel à un certain nombre de sous-traitants comprenant, pour l’essentiel :

  • Un opérateur de paiement en ligne ;
  • Un opérateur téléphonique dont la plateforme permet l’enregistrement des conversations ;
  • Un prestataire de services de confiance pour la signature électronique des documents ;
  • Un hébergeur, localisé en Europe (société AWS) ;
  • Une société de diffusion de messages électroniques.

La liste complète des sous-traitants auxquels la Société a recours pourra être obtenue sur simple demande.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES?

Si vous êtes un Utilisateur Autorisé de la Plateforme KWIPER en votre qualité d’expert-comptable :

Nous conservons vos données personnelles pendant la durée de nos relations contractuelles. Cette durée est augmentée d’une durée de dix ans aux fins de respecter nos obligations comptables et fiscales s’agissant des données comprises dans les documents afférents. Les autres données sont conservées pendant une durée de trois ans après la fin des relations contractuelles.

Les données de nature technique, telles que les données de navigation ou de Login sur la Plateforme, sont conservées pendant une durée maximum de 13 mois après leur création.

Les enregistrements téléphoniques sont conservés pendant une durée maximum de six mois, conformément aux recommandations de la CNIL.

Par exception, ces données pourront être conservées pendant des durées plus longues pour gérer d’éventuelles réclamations ou contentieux en cours ainsi que pour répondre à nos obligations légales et/ou réglementaires et/ou encore pour répondre aux demandes des autorités autorisées.

Si vous êtes un prospect :

Nous conservons vos données personnelles pendant un délai maximum de trois ans à compter de leur collecte, ou de notre dernier contact avec vous.

VOS DROITS

Vous disposez du droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel et la rectification des données inexactes. Vous pouvez demander l’effacement des données et la limitation du traitement, dans les limites prévues par la législation applicable, étant précisé que l’exercice de ces droits peut, le cas échéant, avoir pour conséquence l’impossibilité de continuer la relation contractuelle avec la Société. Vous disposez du droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous avez fournies à la Société, dans les conditions prévues par la législation applicable.

Vous pouvez vous opposer à tout moment à recevoir des communications commerciales.

Vous disposez également du droit de définir des directives générales et particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication après votre décès de vos données à caractère personnel traitées par la Société, conformément aux dispositions législatives et réglementaires applicables.

TRANSFERTS HORS UNION EUROPEENNE

Certaines données à caractère personnel peuvent être transférées, ou accédées, en dehors de l’Union Européenne, au travers de nos sous-traitants. Ces transferts respectent strictement la réglementation applicable et sont effectués soit vers un pays reconnu comme « à protection adéquate » par la Commission Européenne, soit encadrés avec le mécanisme des clauses contractuelles type de la Commission Européenne.

NOUS CONTACTER

Vous pouvez exercer les droits dont vous disposez en envoyant un e-mail au Correspondant à la Protection des Données de KWIPER à l’adresse mail suivante : protectiondesdonnées@societegenerale.fr.

Votre demande sera traitée dans les meilleurs délais, sous réserve de justifier de votre identité en joignant une copie de votre titre officiel d’identité à votre e-mail ou courrier.

RECLAMATIONS

Vous pouvez introduire une réclamation relative aux traitements de vos données à caractère personnel auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) – www.cnil.fr – 3 place de Fontenoy 75007 Paris.

Date d’entrée en vigueur : le 25 septembre 2020